倫理審查資料遞交流程及注意事項
一、初始審查
總流程：在機構(gòu)受理審批簽字后（一）遞交電子版資料（無簽字蓋章版）→（二）形式審查并修改補充→（三）整理紙質(zhì)版資料并簽字蓋章遞交，確定審查形式（此為倫理正式接收時間）→（四）資料掃描替換原“無簽字蓋章”版發(fā)倫理秘書存檔→（五）倫理費用支付→（六）主審委員預審→（七）郵寄15份精簡版資料→（八）遞交初始審查PPT(PI匯報)→（九）確定上會時間并召開會議→（十）領取批件。
具體說明：
（一）遞交電子版資料（無簽字蓋章版）：
要求：參照“倫理文件夾目錄（清單）”（見附件1）整理，根據(jù)頁碼（P）進行排序命名（示例如圖1），為避免來回簽字蓋章的麻煩，此次遞交電子版資料可無簽字蓋章。
圖1
（二）形式審查并修改補充
要求：對于形式審查存在問題及需補充材料，倫理委員會將以“初始形式審查意見表”（附件2）形式反饋CRA,CRA在“初始形式審查意見表”上回復。
（三）整理紙質(zhì)版資料并簽字蓋章遞交紙質(zhì)版文件資料
要求：根據(jù)以上整理好的電子版資料順序整理紙質(zhì)版資料并簽字蓋章，倫理委員會只需一式一份，要求：
1 文件夾要求：黑色；兩孔（間距為80mm）;尺寸為315mm × 280mm × 75mm；示例見下圖。推薦網(wǎng)址（【淘寶】100%買家好評 http://e.tb.cn/h.gCEpAcZMNYCfRlb?tk=279k3MDxg5W MF3543 「得力快勞夾打孔文件夾活頁穿孔快勞夾資料冊收納整理夾A4雙孔加厚合同插頁快勞活頁資料試卷打洞可拆卸夾夾板」
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2 制作好文件夾側(cè)面標簽，標簽內(nèi)容包含項目名稱、NMPA等內(nèi)容，（示例如圖）：
3 每個文件夾對應50張分頁紙（序號1-50）；提供100張11孔袋備用，并按順序在分頁紙上按順序貼上側(cè)標簽（側(cè)面標簽序號與分頁紙上頁碼保持一致）。提供三套帶分頁紙、側(cè)標簽的文件夾交倫理辦公室備用。推薦網(wǎng)址：【淘寶】100%買家好評 http://e.tb.cn/h.gyrKnHok2xWChgX?tk=oF0s3MxXvxw CZ3456 「a4活頁隔頁紙數(shù)字12頁月度索引紙50頁標簽11孔31頁彩色字母分類紙20頁灰色多頁塑料分類卡多功能檔案分頁紙」點擊鏈接直接打開 或者 淘寶搜索直接打開 ，示例如下：
4 紙質(zhì)版資料裝訂順序示例：
圖3
（四）資料掃描替換原“無簽字蓋章”版發(fā)倫理秘書存檔。
將原來所有未簽字蓋章部分掃描替換成簽字蓋章版本（注意不要遺漏），順序保持原電子版順序不變，原蓋章PDF版本無需替換。
（五）倫理費用支付。
1）倫理審查收費標準
1. 會議審查倫理審查費為4800元/（次*項）（不含稅）；（目前稅費為1%）。
2. 快速審查倫理審查費為1600元/（次*項）（不含稅）；（目前稅費為1%）。
3. 會前3-5個工作日的緊急申請，收取規(guī)定費用2倍的加急審查費；
4. 會前1-2個工作日內(nèi)的申請，須經(jīng)主任委員簽字審批，并收取規(guī)定費用5倍的加急審查；
5. 說明：如，同一財務編號001的項目先后兩次遞交的申請算作兩次倫理審查；不同財務編號001、002項目申請同一天會議審查算兩項。
6. 打款需備注：項目財務編號-項目名稱簡介-用途（如：007-鹽酸XXXX片-初始倫理審查費；007-鹽酸XXXX片-偏離（2024.1.1-2024.3.31））
2）倫理審查費用相關事宜
1. 倫理審查費以匯款形式交至醫(yī)院財務部，匯款請注明XXX（院內(nèi)財務編碼）項目XXX倫理審查費；（具體備注請?zhí)崆奥?lián)系倫理秘書）
2. 醫(yī)院財務科倫理費接收賬號等信息如下：
名 稱：衡陽市中心醫(yī)院
賬 號：4388 9999 1010 0030 49567
開 戶 行：交通銀行衡陽分行營業(yè)部
統(tǒng)一社會信用代碼（稅號）1243 0040 4454 3051 3H
3. 醫(yī)院財務部開具正式發(fā)票，申請者憑繳費憑證領取發(fā)票。
4. 具體倫理審查費用參照醫(yī)院最新標準。
（七）郵寄15份精簡版資料
精簡版資料包含：
1）臨床試驗倫理審查申請書 （初始審查）
2)國家局批件相關
3)試驗方案
4)知情同意書
5)研究者手冊
6)招募廣告
7)保險相關
以上資料精簡版資料裝訂并首頁形成目錄，制定側(cè)標簽供翻閱，共15份，圖示如下：請于會議當天帶到會議室供委員會議現(xiàn)場翻閱，會議結(jié)束后申辦方自行寄回。
（八）遞交初始審查PPT(PI匯報)
PI匯報PPT:
PPT統(tǒng)一用本中心模板，經(jīng)PI確認無誤后交倫理委員會秘書審核，匯報當天申辦方代表或CRA到場。PPT模板見附件3.
二、跟蹤審查
1 本中心年度跟蹤審查頻率一般為12個月（具體頻率見批件），請在距離初始審查12個月之前的一個月內(nèi)遞交年度定期跟蹤審查，初始審查日期以主委簽字時間為準。
2 方案偏離/違背遞交頻率：經(jīng)研究者及申辦方判斷輕微方案偏離/違背每季度遞交一次，經(jīng)研究者及申辦方判斷重大偏離/違背自發(fā)現(xiàn)之日起立即遞交。遞交頻率時間以初始審查批件日期為參照。
3 根據(jù)不同遞交類型SOP的需求，除需遞交信外，其他包含并不限于：
修正案需要遞交組長單位批件、修訂記錄（修正前后對比）、修訂痕跡版、修訂后版本；
本院SAE遞交中心＋項目組版SAE首次、隨訪、總結(jié)報告；
偏離與違背需遞交“年度/定期跟蹤、偏離登記表”、方案偏離情況報告表及偏離情況詳細附表（偏離需注明遞交時間段，要求每季度結(jié)束前遞交該季度偏離與違背）；
年度/定期跟蹤審查需遞交“年度/定期跟蹤、偏離登記表”、項目年度定期跟蹤審查研究進展報告；
結(jié)題審查需遞交臨床試驗結(jié)題小結(jié)表（機構(gòu)辦同意結(jié)題簽字蓋章）、結(jié)題審查申請表；
；
研發(fā)期間安全性更新報告需遞交組長單位批件、研發(fā)期間安全性更新報告、同意備案接收函或遞交信復印件，遞交頻率為每次安全性更新報告版本更新后；
其他類型需遞交資料請根據(jù)實際情況或提前和倫理秘書聯(lián)系確定。
三、衡陽市中心醫(yī)院臨床試驗倫理委員會聯(lián)系人：李德斌；電話：15211817561 ；微信：lidebin396917203。
